Como comprar ou contratar através da DCOM:

 

1º passo: inserir a demanda no sistema PGC (elaborar o DFD).

 

A partir da publicação do Decreto 10.947/2022, que "dispõe sobre o plano de contratações anual e institui o Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações no âmbito da administração pública federal direta, autárquica e fundacional”, a UFG está vinculada à previsão de todas as suas demandas de aquisição de bens e/ou contratação de serviços no Plano de Contratação Anual (PCA), ou seja, os objetos devem ser inseridos no sistema PGC previamente, para aquisição ou contratação no exercício subsequente. 

Durante o ano de execução do PCA, caso a demanda não tenha sido inserida no sistema PGC no ano anterior (que é a regra), ela poderá ser inserida em caráter excepcional, ou seja, a demanda pode ser inserida no PCA do ano de execução, por meio de justificativa aprovada pela autoridade competente.

Alguns pontos são importantes na elaboração do PCA: 

- O acesso ao sistema PGC se dá através de perfil concedido no SIASG pela DCOM, conforme notícia: https://dcom.ufg.br/n/135116-acesso-ao-etp-digital-e-ao-pgc

- O Planejamento por parte das unidades/órgãos se dará pelo preenchimento dos Documentos de Formalização da Demanda (DFD's);

- A unidade/órgão acessa o sistema PGC, inclui o novo DFD e envia o DFD para a Unidade de Contratação. Portanto, poderá incluir e enviar o DFD sem contato prévio com a DCOM;

- O preenchimento dos DFD's deve ir até o nível de "itens" do CATMAT, portanto, não parar nos níveis "classe" nem "código PDM";

- Os DFD's devem levar em consideração a natureza dos itens, portanto, agrupar os itens semelhantes em um mesmo DFD é aconselhável, mas, no caso de itens de natureza muito diferentes, sugere-se iniciar um novo DFD. Além disso, é importante separar, em DFD's diferentes, aqueles itens com grau de prioridade ALTA dos outros, uma vez que o sistema exige justificativa específica para esses itens de alta prioridade.

 

 

2º passo: Inserindo a requisição no SIPAC

 

A partir da execução do orçamento de 2024, tendo em vista que está em vigor a Nova Lei de Licitações, Lei nº 14.133/2021, algumas alterações nos procedimentos foram implementadas. Como consta na notícia: https://dcom.ufg.br/n/178322-abertura-do-calendario-para-insercao-de-requisicoes-de-compra-do-ano-de-2023

Sendo assim: 

Os processos serão instruídos com o Relatório da Contratação, criado no PCA, e os Documentos de Formalização da Demanda (DFD's) de cada unidade/órgão que está com demandas naquela contratação em específico. A partir destes documentos, cada requisitante deverá criar suas requisições no SIPAC e fazer as pesquisas de preço, conforme as instruções específicas de cada processo, ou seja, o tipo de requisição a ser criada, os prazos para realização das tarefas e maiores informações. Portanto, tanto as requisições quanto a pesquisa de preços serão demandados à unidade/órgão requisitantes em momento tempestivo dentro dos próprios processos criados para aquela contratação específica, sendo necessário aguardar que o processo chegue na sua unidade/órgão para providenciá-los.

A DCOM seguirá o calendário do PCA do ano vigente. Porém, caso a unidade/órgão veja a necessidade de iniciar alguma contratação com maior urgência, ou de forma isolada, solicitamos que a Direção da DCOM e/ou a Coordenação de Análise e Planejamento de Compras (CAP/DCOM) sejam consultadas para que a referida contratação seja planejada e talvez tramitada antes do estipulado no calendário. Isso se aplica principalmente às unidades/órgãos que já mantém atas de registro de preços anuais de uso exclusivo, tais como LABROROCHA, FACULDADE DE ODONTOLOGIA, DLOG, HOSPITAL VETERINÁRIO, CERCOMP, CEPAE, CEGRAF, SEINFRA, DTEL, PRAE, PRPI, CAMPUS FIRMINÓPOLIS e outros.

Caso necessite consultar o PCA da UFG, favor acessar a página da DCOM, no menu PCA do ano vigente. Os DFDs das unidades/órgãos também podem ser acessados diretamente no sistema PGC, no Compras.gov.

 

 

3º passo: Realizando a pesquisa de Preços

 

A pesquisa de preços deve ser realizada conforme as particularidades de cada contratação. As informações gerais sobre esse procedimento estão disponíveis no link: https://dcom.ufg.br/p/19486-pesquisas-de-preco-in-n-65-2021-e-boas-praticas. Mas é importante observar o caso concreto, pois se a contratação tratar-se de uma adesão ou inexigibilidade de licitação, o tipo de pesquisa de preços é um pouco diferente.

 

 

4º passo: Elaborando o ETP 

 

Em atendimento à Instrução Normativa (IN) nº 58/2022, é necessário a elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares - ETP para a aquisição de bens e a contratação de serviços e obras, no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional, registrando-o no Sistema ETP digital. As informações gerais sobre esse procedimento estão disponíveis no link: https://dcom.ufg.br/n/131419-estudos-tecnicos-preliminares-etp-in-n-58-2022-ministerio-da-economia

O Estudo Técnico Preliminar - ETP é um documento constitutivo da primeira etapa do planejamento de uma contratação que caracteriza o interesse público envolvido e a sua melhor solução e dá base ao anteprojeto, ao termo de referência ou ao projeto básico a serem elaborados caso se conclua pela viabilidade da contratação.

O ETP também será demandado diretamente dentro do processo de contratação em momento oportuno, portanto, deve-se aguardar que o processo chegue na sua unidade/órgão para providenciá-los.

Com relação à elaboração do ETP, informamos:

- O acesso ao sistema ETP Digital se dá através de perfil concedido no SIASG pela DCOM, conforme notícia: https://dcom.ufg.br/n/135116-acesso-ao-etp-digital-e-ao-pgc

Os dados que o sistema ETP Digital solicita são: 

1 - Informações Básicas:

Número do processo administrativo (informar o número do processo SEI).

2 - Descrição da necessidade

3 - Área requisitante

4 - Descrição dos Requisitos da Contratação

5 - Levantamento de Mercado

6 - Descrição da solução como um todo

7 - Estimativa das Quantidades a serem Contratadas

8 - Estimativa do Valor da Contratação

9 - Justificativa para o Parcelamento ou não da Solução

10 - Contratações Correlatas e/ou Interdependentes

11 - Alinhamento entre a Contratação e o Planejamento

12 - Planejamento

13 - Providências a serem Adotadas

14 - Possíveis Impactos Ambientais

15 - Declaração de Viabilidade

16 - Dados dos Responsáveis:  CPF, Nome e cargo/função de quem está redigindo o ETP

Anexos pertinentes à contratação

O(s) responsável(eis) pela elaboração do ETP deve assiná-lo. Podendo assinar de 3 formas:

- assinar digitalmente no sistema ETP Digital, clicando em assinar. Após, é só baixar o ETP digital gerado em pdf e assinado e inserir no processo SEI;

- assinar através de certificação digital/token. Para isso é necessário gerar o arquivo em PDF no ETP digital, assiná-lo via assinador iti ou token. Após, inserir no processo SEI o ETP digital gerado em pdf e assinado;

- assinar no processo SEI. Para isso é necessário inserir o documento como externo no referido processo do SEI, sem assinatura, em seguida criar um despacho, com a informação de que se trata da assinatura e concordância com o arquivo do ETP Digital, citando o número do documento SEI referente ao arquivo anexado e assiná-lo. 

 

 

5º passo: Elaboração de TR e MR. 

 

Os demais documentos (TR, MR) serão solicitados pelas coordenações da DCOM posteriormente via despacho no processo SEI. As informações gerais sobre esse procedimento estão disponíveis no link: https://dcom.ufg.br/p/49949-tr-termo-de-referencia

Em atendimento à Instrução Normativa (IN) nº 81/2022, o Termo de Referência - TR é o documento necessário para a contratação de bens e serviços, constitutivo da fase preparatória da instrução do processo de licitação, ou do processo de contratação direta (dispensa de licitação e inexigibilidade de licitação). 

O TR deverá ser registrado no (sistema Artefatos Digitais) TR Digital, com os seguintes parâmetros e elementos descritivos:

I - definição do objeto, incluídos: a) sua natureza, os quantitativos, o prazo do contrato e, se for o caso, a possibilidade de sua prorrogação; b) a especificação do bem ou do serviço, preferencialmente conforme catálogo eletrônico de padronização de que trata a Portaria nº 938, de 2 de fevereiro de 2022, observados os requisitos de qualidade, rendimento, compatibilidade, durabilidade e segurança; c) a indicação dos locais de entrega dos produtos e das regras para recebimentos provisório e definitivo, quando for o caso; d) a especificação da garantia exigida e das condições de manutenção e assistência técnica, quando for o caso;

II - fundamentação da contratação, que consiste na referência aos estudos técnicos preliminares correspondentes, quando elaborados, ou, quando não for possível divulgar esses estudos, no extrato das partes que não contiverem informações sigilosas;

III - descrição da solução como um todo, considerado todo o ciclo de vida do objeto, com preferência a arranjos inovadores em sede de economia circular;

IV - requisitos da contratação;

V - modelo de execução do objeto, que consiste na definição de como o contrato deverá produzir os resultados pretendidos desde o seu início até o seu encerramento;

VI - modelo de gestão do contrato, que descreve como a execução do objeto será acompanhada e fiscalizada pelo órgão ou entidade;

VII - critérios de medição e de pagamento;

VIII - forma e critérios de seleção do fornecedor, optando-se pelo critério de julgamento de técnica e preço, conforme o disposto no § 1º do art. 36 da Lei nº 14.133, de 2021, sempre que a avaliação e a ponderação da qualidade técnica das propostas que superarem os requisitos mínimos estabelecidos no edital forem relevantes aos fins pretendidos pela Administração;

IX - estimativas do valor da contratação, nos termos da Instrução Normativa nº 65, de 7 de julho de 2021, acompanhadas dos preços unitários referenciais, das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte, com os parâmetros utilizados para a obtenção dos preços e para os respectivos cálculos, que devem constar de documento separado e classificado; e

X - adequação orçamentária, quando não se tratar de sistema de registro de preços.

 

O(s) responsável(eis) pela elaboração do TR deve assiná-lo. Podendo assinar de 3 formas:

- assinar digitalmente no sistema Artefatos Digitais, clicando em assinar. Após, é só baixar o TR digital gerado em pdf e assinado e inserir no processo SEI;

- assinar através de certificação digital/token. Para isso é necessário gerar o arquivo em PDF no TR digital, assiná-lo via assinador iti ou token. Após, inserir no processo SEI o TR digital gerado em pdf e assinado;

- assinar no processo SEI. Para isso é necessário inserir o documento como externo no referido processo do SEI, sem assinatura, em seguida criar um despacho, com a informação de que se trata da assinatura e concordância com o arquivo do TR Digital, citando o número do documento SEI referente ao arquivo anexado e assiná-lo.

Ressaltamos que a UFG utiliza os modelos padronizados de Termo de Referência da AGU, portanto no despacho do processo será indicado o modelo a ser utilizado na referida contratação. 

Quanto à Matriz de Risco - MR, este documento comporá apenas alguns tipos de processo, geralmente contratações de serviço de alto valor e maior complexidade.

 

Portanto, sua elaboração será necessária apenas quando for solicitado em despacho, sendo que as orientações para elaboração, preenchimento e assinatura constarão no processo. 

 

 

6º passo: Emissão de parecer técnico

 

O parecer técnico será solicitado pelas coordenações da DCOM via e-mail ou despacho no processo SEI, após a disputa dos fornecedores. Neste momento, o requisitante do pedido indicará se a proposta feita pelo fornecedor atende sua demanda, emitindo parecer técnico favorável, ou demonstrará que a proposta do fornecedor não atende as especificações, emitindo parecer técnico desfavorável por meio de justificativa técnica.

Observa-se que este passo não acontecerá nos casos de contratação por inexigibilidade, pois nesta modalidade há apenas um fornecedor com proposta hábil para atender a demanda.

 

Sendo necessário a participação do requisitante em mais alguma etapa do processo de contratação/aquisição, a DCOM acionará o responsável via e-mail ou via despacho no processo SEI.